La pianificazione contrattuale delle grandi opere secondo FIDIC Red Book 2017: responsabilità dell’impresa, ruolo della Direzione Lavori, procedure di controllo e comunicazioni formali.
Introduzione
Nei grandi progetti infrastrutturali internazionali, la programmazione lavori non rappresenta soltanto uno strumento tecnico per prevedere l’andamento delle attività.
Quando il contratto è disciplinato dalle condizioni FIDIC, il programma assume un ruolo fondamentale anche nella gestione degli obblighi contrattuali, nella verifica dei ritardi e nella valutazione delle richieste di proroga.
Il FIDIC Red Book è uno dei modelli contrattuali maggiormente utilizzati per la realizzazione di opere civili e infrastrutturali progettate prevalentemente dal committente.
Nel modello FIDIC troviamo tre soggetti fondamentali:
- Employer: il committente.
- Contractor: l’impresa esecutrice.
- Engineer: il soggetto incaricato delle funzioni previste dal contratto, che comprendono supervisione, amministrazione contrattuale e determinate attività di valutazione e decisione.
Per un planner che opera all’interno dell’organizzazione dell’Engineer, spesso assimilabile sul piano funzionale alla Direzione Lavori italiana, la gestione del programma richiede un approccio differente rispetto a quello di chi lavora per l’impresa.
L’impresa deve programmare, organizzare e realizzare le lavorazioni rispettando i propri obblighi.
L’Engineer deve verificare la conformità contrattuale e l’attendibilità del programma, controllare gli avanzamenti e valutare le conseguenze delle circostanze che incidono sul completamento.
In questo articolo analizzeremo la gestione della pianificazione secondo il FIDIC Red Book Second Edition 2017, con particolare riferimento alle Sub-Clause 8.3, 8.4, 8.5 e 8.7.
1. Il Programme secondo la Sub-Clause 8.3
La Sub-Clause 8.3 – Programme disciplina la presentazione e l’aggiornamento del programma lavori.
Nelle condizioni generali FIDIC Red Book 2017, il Contractor deve presentare il programma iniziale entro 28 giorni dal ricevimento della comunicazione di avvio prevista dalla Sub-Clause 8.1.
Il programma deve rappresentare come l’impresa intende eseguire e completare le opere entro il Time for Completion.
Non basta quindi presentare un diagramma di Gantt con alcune date.
Il programma deve essere sufficientemente dettagliato da consentire all’Engineer di comprenderne la logica costruttiva e verificarne la coerenza con gli obblighi contrattuali.
Tra gli elementi richiesti o da rappresentare secondo il contratto troviamo:
- sequenze delle lavorazioni e relative interdipendenze;
- date previste e principali milestone;
- attività di progettazione eventualmente a carico dell’impresa;
- approvvigionamenti e consegne;
- periodi necessari per verifiche, ispezioni e prove;
- accesso alle aree e disponibilità dei fronti;
- percorsi critici e margini temporali;
- risorse principali previste;
- calendari e periodi non lavorativi;
- documentazione descrittiva dei metodi esecutivi.
Un aspetto importante riguarda la disponibilità delle aree: il programma deve consentire di comprendere quando l’impresa necessita di accedere ai diversi fronti.
Questo elemento è particolarmente rilevante per le infrastrutture con lavorazioni distribuite nello spazio, come ferrovie, autostrade, porti e opere marittime.
Il programma come modello esecutivo
Un programma ben costruito deve rappresentare la reale strategia di costruzione.
Per esempio, in una grande opera marittima non è sufficiente indicare:
Consolidamento fondali: 180 giorni
Scanno di imbasamento: 120 giorni
Posa strutture: 150 giorniOccorre chiarire quali aree vengono consolidate per prime, quando diventano disponibili e con quale sequenza possono iniziare le attività successive.
Un collegamento Start-to-Start fra tre macroattività potrebbe essere matematicamente sufficiente per ottenere una determinata data finale, ma non necessariamente adeguato a rappresentare il processo produttivo.
È su questa differenza che si concentra una parte importante del lavoro di verifica.
2. I termini di revisione del programma
Il FIDIC Red Book 2017 prevede termini specifici per il controllo dell’Engineer.
| Documento | Termine ordinario |
|---|---|
| Presentazione del programma iniziale | Entro 28 giorni dalla Notice di avvio prevista dalla 8.1 |
| Rilievi dell’Engineer sul programma iniziale | Entro 21 giorni dalla ricezione |
| Rilievi dell’Engineer sul programma revisionato | Entro 14 giorni dalla ricezione |
| Nuovo programma dopo specifica Notice di non conformità | Entro 14 giorni dalla relativa Notice |
Questi sono i termini di riferimento delle condizioni generali; occorre verificarli rispetto alla versione contrattuale e alle eventuali Particular Conditions.
Un aspetto particolarmente importante della Second Edition 2017 riguarda il meccanismo del Notice of No-objection.
Se l’Engineer non comunica entro il periodo previsto gli aspetti di non conformità, il programma può acquisire lo status contrattuale previsto dalla clausola attraverso il meccanismo di deemed No-objection.
Questo rende fondamentale il controllo delle scadenze anche da parte della Direzione Lavori.
No-objection non significa assunzione di responsabilità
La mancata obiezione al programma non deve essere confusa con una certificazione della fattibilità tecnica di ogni singola ipotesi dell’impresa.
Il Contractor continua a essere responsabile delle proprie modalità esecutive e degli obblighi contrattuali.
Analogamente, il programma non modifica automaticamente il Time for Completion né attribuisce, da solo, il diritto a una proroga.
È quindi opportuno evitare l’espressione generica “programma approvato” quando la procedura contrattuale prevede più precisamente una comunicazione di assenza di obiezioni.
3. I controlli della Direzione Lavori sul programma iniziale
Dal punto di vista dell’Engineer, il programma iniziale costituisce uno degli strumenti fondamentali di controllo.
Nella mia esperienza, la revisione dovrebbe comprendere almeno sei livelli di analisi.
Controllo contrattuale
Verificare la corrispondenza fra programma e contratto:
- Commencement Date;
- Time for Completion;
- milestone e Section;
- obblighi di accesso al cantiere;
- deliverable e scadenze progettuali;
- autorizzazioni e interfacce;
- prescrizioni delle specifiche tecniche.
Controllo della struttura WBS
Verificare che il programma rappresenti correttamente le opere e i principali fronti esecutivi.
Un’eccessiva aggregazione può impedire di individuare le vere criticità.
Controllo della logica CPM
Analizzare:
- predecessori e successori;
- attività con estremità aperte;
- relazioni SS, FF e SF;
- lag e lead;
- vincoli rigidi;
- calendari;
- Total Float e Longest Path.
Controllo delle durate e produttività
Verificare che le durate siano sostenute da quantità e ipotesi produttive coerenti.
Per esempio, se sono previste 90.000 tonnellate di materiale da collocare in 30 giorni, la produttività richiesta è di 3.000 tonnellate al giorno.
Occorre quindi verificare la disponibilità di mezzi, forniture, capacità di trasporto e fronti operativi.
Controllo delle risorse
Il programma deve risultare coerente con il piano dei mezzi, delle squadre e delle attrezzature previste.
Due attività contemporanee che richiedono la stessa attrezzatura esclusiva non possono essere considerate indipendenti senza un’adeguata strategia esecutiva.
Controllo dei rischi e delle interfacce
Occorre verificare che i vincoli esterni siano identificabili: autorizzazioni, forniture del committente, interferenze con altri appaltatori, accesso alle aree, servizi pubblici e condizioni ambientali.
Il risultato della verifica dovrebbe essere una relazione strutturata con osservazioni puntuali, riferimenti alle Activity ID e richieste di integrazione.
4. La gestione degli aggiornamenti periodici
Dopo la definizione del Programme, l’attività di controllo si concentra sull’andamento reale dei lavori.
Il programma aggiornato deve distinguere chiaramente:
Baseline: il riferimento rispetto al quale misurare gli scostamenti.
Current Programme: il programma vigente secondo la procedura contrattuale.
Updated Programme: la rappresentazione delle lavorazioni effettive e delle previsioni residue alla data di aggiornamento.
Recovery Programme: una revisione che illustra le misure proposte per recuperare ritardi.
Revised Programme: un programma modificato presentato secondo i meccanismi previsti dalla Sub-Clause 8.3.
Questi termini sono comunemente utilizzati nella pratica di project control, ma non sono tutti definiti dal contratto come categorie giuridiche autonome.
Il controllo mensile
Un ciclo efficace può prevedere:
- Acquisizione dei dati fisici di produzione.
- Verifica delle date effettive.
- Aggiornamento della Data Date.
- Valutazione delle durate residue.
- Ricalcolo della schedulazione.
- Analisi delle milestone contrattuali.
- Confronto con la baseline.
- Analisi del percorso critico.
- Verifica delle produttività.
- Identificazione dei ritardi e delle responsabilità potenziali.
Dal punto di vista della Direzione Lavori è importante che i dati forniti dall’impresa siano verificabili mediante rapporti giornalieri, misure, registri di cantiere e altre evidenze contemporanee.
5. Il Rate of Progress: Sub-Clause 8.7
Una delle disposizioni più importanti nella gestione dei ritardi è la Sub-Clause 8.7 – Rate of Progress.
Questa disposizione permette all’Engineer, alle condizioni previste dal contratto, di richiedere un programma revisionato e misure di recupero quando l’avanzamento è troppo lento o risulta, o risulterà, inferiore al Programme.
La clausola riguarda le situazioni di ritardo non riconducibili alle cause che danno diritto a una Extension of Time secondo la 8.5.
È quindi essenziale identificare la causa del ritardo prima di attribuirlo all’impresa.
Esempio
Consideriamo un’attività di consolidamento con:
| Parametro | Valore |
|---|---|
| Quantità prevista | 1.200 colonne |
| Durata prevista | 120 giorni |
| Produzione pianificata | 10 colonne/giorno |
| Giorni trascorsi | 60 |
| Colonne eseguite | 360 |
| Produzione effettiva media | 6 colonne/giorno |
Dopo 60 giorni, l’impresa avrebbe dovuto realizzare 600 colonne, ma ne ha completate soltanto 360.
Il ritardo produttivo è evidente.
Se la produttività rimanesse invariata, le 840 colonne residue richiederebbero 140 giorni, contro i 60 originariamente residui.
L’Engineer può utilizzare questi dati, insieme all’analisi CPM, per contestare l’insufficienza dell’avanzamento e chiedere un programma che illustri come l’impresa intenda rispettare il termine di completamento.
La comunicazione Rate of Progress
Una lettera tecnica correttamente impostata dovrebbe contenere:
- riferimento alla Sub-Clause 8.7;
- identificazione del Programme utilizzato;
- Data Date dell’analisi;
- confronto fra produzione prevista ed effettiva;
- attività e milestone interessate;
- indicazione dei ritardi riscontrati;
- valutazione delle conseguenze sulla data finale;
- richiesta di un Revised Programme e delle misure di recupero;
- termine di risposta coerente con il contratto.
Occorre distinguere fra ritardo imputabile all’organizzazione del Contractor e ritardo derivante da eventi che potrebbero dare diritto a EOT.
Una richiesta di accelerazione a spese dell’impresa non dovrebbe essere utilizzata indiscriminatamente per compensare ritardi riconducibili all’Employer.
6. Recovery Programme e accelerazione
Quando l’impresa registra ritardi, può proporre un Recovery Programme.
Le misure possono comprendere:
- incremento delle squadre;
- turni aggiuntivi;
- aumento delle attrezzature;
- sovrapposizione di attività;
- modifica delle sequenze costruttive;
- approvvigionamenti anticipati;
- apertura di ulteriori fronti.
Dal punto di vista dell’Engineer, il problema non consiste soltanto nel verificare che il nuovo programma mostri una data finale compatibile con il contratto.
Occorre dimostrare che le misure siano realmente attuabili.
Un Recovery Programme che riduce del 30% le durate residue senza modificare risorse, metodi e produttività è difficilmente sufficiente a dimostrare una capacità di recupero.
Chi sostiene i costi dell’accelerazione?
La distinzione è contrattualmente importante.
Se il ritardo è imputabile al Contractor, le misure di recupero richieste secondo la 8.7 possono essere a suo rischio e costo, nei termini previsti dalla clausola.
Se invece l’accelerazione viene richiesta per compensare ritardi riconducibili a cause che danno diritto a EOT, occorre valutare il meccanismo di Variation previsto dal contratto.
Non tutta l’accelerazione può quindi essere trattata allo stesso modo.
7. Early Warning: Sub-Clause 8.4
La Second Edition 2017 attribuisce particolare importanza alla prevenzione delle criticità.
La Sub-Clause 8.4 – Advance Warning disciplina la comunicazione anticipata di circostanze che potrebbero incidere negativamente sull’esecuzione dei lavori, sui costi o sulla qualità delle opere.
Si tratta di uno strumento di gestione preventiva.
Per esempio, l’impresa potrebbe segnalare che la mancata disponibilità di una determinata area entro una certa data comprometterà l’inizio di attività critiche.
L’Engineer può a sua volta evidenziare circostanze di cui venga a conoscenza.
La comunicazione dovrebbe identificare:
- evento o circostanza;
- data attesa;
- lavorazioni interessate;
- possibili effetti;
- azioni preventive;
- decisioni o informazioni richieste.
È importante distinguere l’Advance Warning dal Notice of Claim.
La prima riguarda la prevenzione degli effetti.
Il secondo attiva il procedimento contrattuale di richiesta di tempo o denaro, quando ne ricorrono i presupposti.
Un’Advance Warning non sostituisce automaticamente il Notice of Claim previsto dalla Clause 20.
8. Extension of Time: Sub-Clause 8.5
La Extension of Time for Completion, comunemente abbreviata EOT, consiste nella proroga del termine contrattuale di completamento.
La Sub-Clause 8.5 identifica diverse circostanze che possono dare diritto a una proroga, nei limiti previsti dal contratto.
Tra queste rientrano, in sintesi:
- determinate Variations;
- cause di ritardo che altre clausole qualificano come rilevanti per la EOT;
- condizioni climatiche eccezionalmente avverse;
- carenze imprevedibili di personale o beni dovute a specifiche circostanze;
- ritardi, impedimenti o prevenzioni imputabili all’Employer o ad altri soggetti indicati dal contratto.
La Sub-Clause 8.6 disciplina inoltre determinati ritardi imprevedibili causati dalle autorità.
Il ruolo del programma
L’analisi EOT non dovrebbe limitarsi alla constatazione dell’esistenza di un evento.
Occorre dimostrare se e in quale misura l’evento abbia ritardato, o possa ritardare, il completamento delle Works o di una Section.
Questo richiede generalmente un’analisi della logica del programma e del percorso critico.
Una lavorazione può subire dieci giorni di ritardo senza provocare necessariamente dieci giorni di ritardo al completamento generale.
Se dispone di margine temporale, l’effetto potrebbe essere assorbito.
Se invece governa la milestone finale, il ritardo può incidere direttamente sul Time for Completion.
9. Il problema dei ritardi concorrenti
Nei grandi cantieri è frequente che più eventi incidano contemporaneamente sul programma.
Per esempio:
- il committente rende disponibile in ritardo un’area;
- nello stesso periodo l’impresa registra una produttività inferiore al previsto.
In queste condizioni occorre determinare se i due eventi siano realmente concorrenti rispetto alla stessa milestone e quale effetto producano sul completamento.
Non basta osservare che sono avvenuti nello stesso intervallo di calendario.
Bisogna analizzarne la relazione causale con il percorso critico.
La Second Edition 2017 rinvia, per la valutazione dei ritardi concorrenti, alle regole eventualmente previste nelle Special Provisions e, in loro assenza, alla valutazione delle circostanze pertinenti.
Il trattamento della concurrency può influire sia sulla proroga dei termini sia sulle conseguenze economiche.
10. Le comunicazioni contrattuali nella gestione del programma
Nell’attività di controllo della programmazione possono essere emesse numerose comunicazioni.
| Comunicazione | Soggetto | Riferimento principale |
|---|---|---|
| Notice of Commencement | Engineer | 8.1 |
| Initial Programme Submission | Contractor | 8.3 |
| Notice of Non-compliance | Engineer | 8.3 |
| Notice of No-objection | Engineer | 8.3 |
| Revised Programme Submission | Contractor | 8.3 |
| Advance Warning | Contractor / Engineer | 8.4 |
| Notice of Claim per ritardo | Parte avente titolo | 20.2 |
| Request for Recovery Programme | Engineer | 8.7 e 8.3 |
| Rate of Progress Instruction | Engineer | 8.7 |
| EOT Claim | Contractor | 8.5 e 20.2 |
| Engineer’s Determination | Engineer | 3.7 |
| Variation Instruction | Engineer | Clause 13 |
| Suspension Instruction | Engineer | 8.9 |
| Notice relativa alla ripresa | Secondo procedura applicabile | 8.13 |
La denominazione effettivamente utilizzata deve essere coerente con la natura della comunicazione e con i requisiti formali del contratto.
Non tutte le voci della tabella costituiscono un tipo di Notice espressamente denominato dal FIDIC.
Alcune rappresentano normali documenti di gestione, altre sono comunicazioni con precisi effetti contrattuali.
11. Il ruolo del planner della Direzione Lavori
Il planner dell’Engineer svolge un ruolo essenziale nel supportare le valutazioni tecniche e contrattuali.
Tra le attività principali considero:
Verifica del programma iniziale: controllo della conformità alle prescrizioni e della credibilità tecnica.
Analisi degli aggiornamenti: valutazione degli scostamenti e delle durate residue.
Rate of Progress: identificazione di ritardi produttivi e possibili effetti sul completamento.
Verifica dei Recovery Programme: valutazione della capacità reale di recupero.
Supporto alle EOT: analisi dell’effetto degli eventi sul percorso critico.
Controllo delle Variations: verifica delle modifiche al programma derivanti da istruzioni contrattuali.
Tracciabilità: archiviazione di programmi, log, relazioni, comunicazioni e dati di avanzamento.
È importante mantenere distinta l’attività di analisi tecnica dal potere formale di emettere istruzioni e determinazioni, che spetta ai soggetti contrattualmente autorizzati.
Il planner può quindi predisporre una relazione che supporti una contestazione Rate of Progress, ma l’atto contrattuale deve essere emesso attraverso le competenze previste dal contratto.
12. Dal controllo del programma alla gestione dei claim
La programmazione costituisce una componente essenziale anche nella gestione delle richieste contrattuali.
Un evento di ritardo non può essere valutato adeguatamente se non disponiamo di:
- un programma di riferimento attendibile;
- aggiornamenti periodici;
- date di stato coerenti;
- evidenze delle condizioni operative;
- analisi della logica e delle durate residue;
- identificazione delle attività interessate.
È quindi necessario che la gestione della programmazione e quella dei claim siano coordinate fin dall’inizio del progetto.
Le comunicazioni Rate of Progress, gli Advance Warning, le richieste di informazioni e le istruzioni di variazione possono diventare elementi fondamentali nella successiva ricostruzione delle responsabilità.
Conclusioni
Nel FIDIC Red Book 2017 il Programme è un elemento centrale della gestione contrattuale.
La Sub-Clause 8.3 disciplina la presentazione e la revisione del programma.
La 8.4 introduce un meccanismo di segnalazione preventiva delle criticità.
La 8.5 regola le principali condizioni per la Extension of Time.
La 8.7 fornisce uno strumento per affrontare i ritardi di avanzamento imputabili al Contractor.
L’efficacia del sistema dipende però dalla qualità delle analisi.
Un programma può essere contrattualmente presentato nei tempi richiesti e risultare comunque tecnicamente inadeguato a rappresentare le reali condizioni costruttive.
La responsabilità dell’Engineer non consiste quindi soltanto nel ricevere e archiviare i programmi, ma nel verificarne puntualmente la coerenza rispetto al contratto, alle quantità, ai metodi esecutivi e alle condizioni del cantiere.
La programmazione contrattuale è il punto di incontro fra ingegneria della costruzione, previsione temporale e contract management.
È proprio in questa integrazione che il planner può fornire uno dei contributi più importanti alla gestione delle grandi opere.
Articolo riferito principalmente alle condizioni generali FIDIC Red Book Second Edition 2017. I termini, le competenze e gli effetti delle comunicazioni devono essere verificati sul contratto effettivamente sottoscritto, comprese le Particular Conditions. I riferimenti tecnici non sostituiscono una valutazione legale specifica.
