Confronto tecnico tra due strumenti di project planning, con esempi pratici applicati alla pianificazione e al controllo dei grandi lavori infrastrutturali.
Introduzione
Chi si occupa professionalmente di pianificazione e project control si trova spesso a lavorare con programmi sviluppati attraverso software differenti.
Tra i più diffusi troviamo Oracle Primavera P6 Professional e Microsoft Project, due applicativi che condividono molti principi fondamentali della programmazione reticolare ma presentano differenze significative nella gestione degli avanzamenti.
Nella mia attività di planner e project manager, soprattutto nell’ambito delle grandi opere infrastrutturali, ho avuto modo di utilizzare entrambi gli strumenti, confrontandomi con problematiche che spesso emergono soltanto quando il programma lavori viene aggiornato durante l’esecuzione.
Uno dei problemi più ricorrenti riguarda la gestione delle percentuali di completamento.
Un’attività può essere fisicamente avanzata al 60%, avere consumato l’80% del tempo disponibile e avere maturato soltanto il 45% del costo previsto.
Quale percentuale dobbiamo utilizzare per aggiornare il programma?
La risposta dipende da ciò che vogliamo misurare.
In questo articolo analizzeremo cinque aspetti:
- Le differenti percentuali di avanzamento.
- La gestione delle durate residue.
- L’utilizzo della data di stato.
- Il calcolo del percorso critico.
- La relazione fra avanzamento fisico, costi ed Earned Value.
1. Il significato di avanzamento
Prima di esaminare i software, dobbiamo distinguere tre grandezze fondamentali.
Avanzamento temporale: quanto della durata dell’attività risulta trascorso o contabilizzato.
Avanzamento fisico: quanta parte delle lavorazioni previste è stata effettivamente realizzata.
Avanzamento economico: quale quantità di valore economico è stata maturata secondo il criterio adottato.
Queste tre grandezze non coincidono necessariamente.
Consideriamo, per esempio, un’attività di realizzazione di colonne di consolidamento dei terreni.
I dati contrattuali sono:
| Parametro | Valore |
|---|---|
| Quantità prevista | 1.000 colonne |
| Durata programmata | 100 giorni |
| Importo previsto | 2.000.000 € |
| Quantità eseguita | 400 colonne |
| Durata effettivamente trascorsa | 60 giorni |
Supponiamo che le 400 colonne eseguite siano omogenee rispetto a quelle ancora da realizzare.
L’avanzamento fisico è:
[
\frac{400}{1.000}\times100=40%
]
Il rapporto fra durata trascorsa e durata programmata è invece:
[
\frac{60}{100}\times100=60%
]
La differenza è significativa.
Il cantiere ha consumato il 60% del tempo inizialmente previsto, ma ha prodotto soltanto il 40% della quantità.
Se il programma venisse aggiornato utilizzando il solo tempo trascorso come indicatore produttivo, otterremmo una rappresentazione fuorviante dell’avanzamento reale.
2. Le percentuali di completamento in Primavera P6
Primavera P6 distingue diversi criteri di completamento.
Per ciascuna attività è possibile selezionare un Percent Complete Type, che determina il criterio di calcolo della percentuale principale dell’attività.
I tre criteri più importanti in P6 Professional sono:
Duration % Complete
È una percentuale basata sulla durata programmata e sulla durata residua.
La formula è:
[
Duration\ %\ Complete=
\frac{Planned\ Duration-Remaining\ Duration}{Planned\ Duration}\times100
]
Se un’attività ha durata programmata di 100 giorni e durata residua di 60 giorni, il valore sarà del 40%.
Questo valore non misura direttamente la quantità fisicamente realizzata.
Un aspetto importante: non va confuso con il semplice rapporto tra i giorni effettivamente trascorsi e la durata iniziale.
Physical % Complete
È la percentuale che rappresenta l’avanzamento fisico dell’attività.
Può essere inserita manualmente oppure determinata mediante gli Activity Steps, quando configurati.
Per esempio, per un’attività di costruzione di 1.000 colonne, possiamo riportare il 40% sulla base delle 400 colonne effettivamente realizzate.
Questo valore può rimanere indipendente dalla durata residua.
Units % Complete
È una percentuale legata alle unità effettive e alle unità complessive delle risorse assegnate.
In termini semplificati:
[
Units\ %\ Complete=
\frac{Actual\ Units}{Actual\ Units+Remaining\ Units}\times100
]
È particolarmente utile quando il lavoro viene misurato attraverso risorse e quantità opportunamente configurate.
Quale utilizzare?
Per una tipica attività infrastrutturale misurabile attraverso quantità fisiche, il criterio Physical rappresenta spesso una scelta appropriata.
Per attività gestite prevalentemente attraverso le durate residue, il criterio Duration può essere più pratico.
La scelta deve essere coerente con la natura delle lavorazioni e con il sistema di controllo adottato.
3. Le percentuali in Microsoft Project
Microsoft Project dispone di tre campi principali che possono creare confusione.
| Campo | Significato |
|---|---|
% completamento | Avanzamento basato sulla durata |
% lavoro completato | Rapporto fra lavoro effettivo e lavoro complessivo |
% completamento fisico | Avanzamento fisico inserito dall’utente |
A prima vista possono sembrare equivalenti ai campi di Primavera P6.
In realtà, il loro comportamento è differente.
Percentuale di completamento
In Microsoft Project la percentuale standard di completamento è legata alla durata.
La relazione di riferimento è:
[
%\ Completamento =
\frac{Durata\ effettiva}{Durata}\times100
]
Quando aggiorniamo questo campo, Microsoft Project modifica anche i dati di avanzamento temporale dell’attività.
Per esempio, se assegniamo il 100%, l’attività viene considerata completata.
Questo può provocare conseguenze indesiderate quando utilizziamo la percentuale fisica come se fosse una percentuale temporale.
Percentuale di lavoro completato
La percentuale di lavoro completato considera invece il lavoro associato alle risorse.
La formula è:
[
%\ Lavoro\ completato =
\frac{Lavoro\ effettivo}{Lavoro\ totale}\times100
]
Il campo acquista significato quando il programma utilizza assegnazioni di risorse con quantità di lavoro correttamente configurate.
Percentuale di completamento fisico
Microsoft Project dispone anche di un campo denominato:
% completamento fisicoQuesto permette di registrare manualmente l’avanzamento fisico.
Ma c’è una differenza importante rispetto a quanto molti utenti si aspettano:
modificare la percentuale fisica non aggiorna automaticamente le durate residue, il lavoro effettivo o i costi effettivi.
Il campo può essere utilizzato nelle analisi Earned Value, attraverso le appropriate impostazioni, ma non sostituisce gli altri meccanismi di avanzamento.
4. Il problema pratico: attività al 40% fisico ma con durata fuori controllo
Riprendiamo l’attività delle colonne di consolidamento.
Abbiamo:
| Indicatore | Valore |
|---|---|
| Quantità prevista | 1.000 |
| Quantità realizzata | 400 |
| Avanzamento fisico | 40% |
| Durata programmata | 100 giorni |
| Durata effettiva trascorsa | 60 giorni |
Immaginiamo che l’impresa mantenga la produttività media registrata fino a quel momento.
La produttività è:
[
\frac{400}{60}=6,67\ colonne/giorno
]
Le colonne rimanenti sono:
[
1.000-400=600
]
La durata residua stimata è:
[
\frac{600}{6,67}\approx90\ giorni
]
Abbiamo quindi una situazione molto interessante:
- avanzamento fisico: 40%;
- durata effettiva trascorsa: 60 giorni;
- durata residua stimata: 90 giorni;
- durata totale finale prevista: circa 150 giorni.
L’attività, inizialmente programmata in 100 giorni, potrebbe ora richiederne 150.
Il ritardo deriva dalla produttività insufficiente, non dalla semplice percentuale fisica.
Come affrontarlo in P6
Possiamo aggiornare separatamente:
- data effettiva di inizio;
- percentuale fisica;
- durata residua;
- data di stato.
In questo modo Primavera ricalcola la previsione temporale utilizzando la durata residua e le relazioni reticolari.
Come affrontarlo in Microsoft Project
Anche Microsoft Project consente di gestire distintamente la percentuale fisica e la durata residua.
È però fondamentale non utilizzare indiscriminatamente il campo % completamento per rappresentare la produzione fisica.
Se il 40% fisico viene copiato nel campo % completamento, Project lo interpreta secondo il proprio criterio temporale.
Non significa che il programma lavori sia stato aggiornato correttamente dal punto di vista produttivo.
La soluzione non consiste nel rendere uguali tutte le percentuali, ma nell’attribuire a ciascuna il proprio significato.
5. Data Date in Primavera e data di stato in Microsoft Project
Ogni programma lavori aggiornato deve avere una data di riferimento.
In Primavera P6 questa viene comunemente chiamata Data Date.
In Microsoft Project viene chiamata Data di stato (Status Date).
Entrambe rappresentano la data alla quale viene riferito l’aggiornamento.
Per esempio:
Data di stato: 30 settembre 2026Tutte le informazioni di avanzamento devono essere coerenti con questa data.
Le attività completate prima della data di stato dovrebbero avere date effettive documentate.
Le attività in corso devono avere un avanzamento aggiornato e una durata residua attendibile.
Le attività non iniziate devono essere riprogrammate rispettando i vincoli e la logica del reticolo.
L’approccio di Primavera P6
In Primavera la Data Date è parte integrante del processo di schedulazione.
Quando aggiorniamo il programma ed eseguiamo il calcolo, P6 determina le date previste del lavoro rimanente a partire dalla Data Date, tenendo conto di calendari, relazioni e impostazioni di scheduling.
Esistono inoltre opzioni fondamentali come:
- Retained Logic;
- Progress Override;
- Actual Dates.
Queste impostazioni influenzano il trattamento delle attività avanzate fuori sequenza.
La scelta può modificare significativamente le previsioni di completamento.
L’approccio di Microsoft Project
Microsoft Project gestisce la data di stato, ma il suo utilizzo richiede attenzione alle opzioni di calcolo e riprogrammazione.
La semplice modifica della data di stato non garantisce che tutto il lavoro non completato venga automaticamente spostato in avanti.
È possibile utilizzare il comando di riprogrammazione del lavoro non completato affinché le attività residue vengano collocate dopo la data di riferimento.
Le impostazioni avanzate consentono inoltre di regolare il trattamento delle parti completate e incomplete rispetto alla data di stato.
Una verifica importante consiste nel controllare che non rimangano porzioni di lavoro previste nel passato rispetto alla data di aggiornamento.
6. La riprogrammazione delle attività non completate
Una questione ricorrente riguarda il comportamento del programma quando un’attività avrebbe dovuto iniziare, ma non è ancora cominciata.
Consideriamo:
| Parametro | Valore |
|---|---|
| Inizio programmato | 1 settembre |
| Fine programmata | 20 settembre |
| Data di stato | 30 settembre |
| Avanzamento fisico | 0% |
L’attività è interamente in ritardo.
Il programma deve rappresentare correttamente questa situazione.
In Primavera P6, attraverso il ricalcolo del reticolo alla Data Date, l’attività non iniziata viene collocata in funzione delle relazioni, dei vincoli e della disponibilità del calendario.
In Microsoft Project occorre verificare il comportamento delle opzioni di programmazione e, quando necessario, utilizzare la funzione di riprogrammazione del lavoro non completato.
Il principio che applico è molto semplice:
nessuna attività residua deve risultare programmata nel passato senza una ragione tecnica chiaramente identificata.
È una regola fondamentale per ottenere una previsione temporale attendibile.
7. Il percorso critico: non basta colorare le barre di rosso
Il percorso critico è uno dei concetti più conosciuti nel project planning, ma anche uno dei più frequentemente interpretati in modo superficiale.
Entrambi i programmi consentono di identificare le attività critiche attraverso il calcolo del reticolo.
Tuttavia il risultato dipende da numerosi fattori:
- relazioni logiche;
- durate residue;
- calendari;
- vincoli temporali;
- date effettive;
- data di aggiornamento;
- impostazioni del motore di schedulazione.
Una sequenza di attività con basso margine temporale non coincide necessariamente, in ogni circostanza, con il percorso che governa la data finale del progetto.
Primavera P6
P6 permette di identificare le attività critiche attraverso criteri basati sul Total Float oppure sul Longest Path.
La funzione Longest Path è particolarmente utile per individuare la sequenza logica che determina il completamento del progetto, secondo le impostazioni del motore di calcolo.
In programmi complessi possono essere analizzati anche percorsi multipli, attraverso la funzione Multiple Float Paths.
Microsoft Project
Microsoft Project determina normalmente la criticità attraverso il margine di flessibilità totale, confrontandolo con una soglia configurabile.
Può inoltre visualizzare più percorsi critici in presenza delle opportune impostazioni.
Non bisogna quindi interpretare il percorso critico visualizzato dai due programmi come un risultato automaticamente identico.
Per ottenere un confronto significativo occorre rendere coerenti calendari, durate, vincoli, relazioni e criteri di criticità.
8. Il problema dei vincoli e delle relazioni
Nella verifica dei programmi lavori considero sempre molto importante l’analisi della qualità del reticolo.
Un programma può contenere migliaia di attività ma risultare scarsamente affidabile se le relazioni logiche non sono state costruite correttamente.
I problemi più frequenti comprendono:
- attività prive di predecessori o successori;
- vincoli rigidi non giustificati;
- relazioni con lag eccessivi;
- legami che non rappresentano reali dipendenze operative;
- attività di riepilogo utilizzate impropriamente per governare la logica;
- mancanza di correlazione fra produzione prevista e durata programmata.
Un esempio tipico riguarda le relazioni Finish-to-Finish.
Queste possono essere corrette per rappresentare determinate sovrapposizioni, ma devono riflettere un’effettiva dipendenza operativa.
Non dovrebbero essere utilizzate soltanto per ottenere artificialmente una data finale desiderata.
Lo stesso vale per i vincoli temporali, che possono nascondere il reale effetto dei ritardi sulle attività successive.
La qualità del percorso critico dipende innanzitutto dalla qualità della logica del programma.
9. Avanzamento fisico e costi: il caso Microsoft Project
Un’ulteriore questione riguarda il collegamento fra avanzamento fisico e costi.
Consideriamo un programma lavori che contiene importi economici attribuiti alle attività.
Supponiamo di avere:
| Parametro | Valore |
|---|---|
| Importo attività | 1.000.000 € |
| Avanzamento fisico | 40% |
| Valore teorico maturato | 400.000 € |
Se le quantità sono omogenee e il valore economico è proporzionale alla produzione fisica, possiamo stimare un valore maturato di 400.000 €.
Tuttavia, Microsoft Project non trasferisce automaticamente il 40% fisico nel campo Costo effettivo.
Questa è una caratteristica importante, soprattutto quando si utilizzano costi fissi senza assegnazioni di risorse.
Il costo effettivo di Project rappresenta una grandezza gestita secondo le regole di contabilizzazione e calcolo dei costi dell’applicazione.
Il valore della produzione maturata, invece, può essere un indicatore differente.
Non bisogna confondere:
- costo effettivo sostenuto;
- valore economico delle quantità eseguite;
- Earned Value.
Utilizzare una risorsa materiale come valore economico
Una possibile configurazione consiste nel creare una risorsa materiale con tariffa:
1 unità = 1 euroAttribuendo alle attività un numero di unità corrispondente all’importo previsto, otteniamo un modello economico basato sulle assegnazioni.
Per esempio:
Risorsa: VALORE ECONOMICO
Tipo: Materiale
Tariffa: 1 €/unità
Quantità assegnata: 1.000.000 unitàL’assegnazione produce un costo programmato di 1.000.000 €.
È una soluzione che permette di sfruttare i meccanismi di calcolo delle risorse di Microsoft Project.
Ma attenzione: non significa che il campo % completamento fisico aggiorni automaticamente le unità effettive.
Se vogliamo che i costi o le unità effettive seguano direttamente la produzione fisica dobbiamo predisporre un procedimento coerente di aggiornamento, eventualmente mediante campi personalizzati, importazioni controllate o automazioni.
10. Earned Value: il punto di incontro fra tempi e costi
La metodologia Earned Value Management permette di confrontare tre grandezze fondamentali:
Planned Value (PV)
Il valore di budget delle attività che avremmo dovuto completare alla data di stato.
Earned Value (EV)
Il valore di budget attribuito al lavoro effettivamente completato.
Actual Cost (AC)
Il costo effettivamente sostenuto per il lavoro eseguito.
Consideriamo un’attività con budget di 1.000.000 €.
Alla data di stato era previsto un avanzamento del 60%, mentre l’avanzamento fisico reale è del 40%.
Supponiamo inoltre che siano stati sostenuti costi per 500.000 €.
Avremo:
| Indicatore | Valore |
|---|---|
| PV | 600.000 € |
| EV | 400.000 € |
| AC | 500.000 € |
Possiamo calcolare:
[
SPI=\frac{EV}{PV}=\frac{400.000}{600.000}=0,67
]
[
CPI=\frac{EV}{AC}=\frac{400.000}{500.000}=0,80
]
Il progetto presenta quindi una prestazione inferiore al previsto sia in termini di avanzamento sia di efficienza economica.
È però fondamentale ricordare che questi indici derivano da valori economici e non sostituiscono l’analisi del percorso critico.
Un progetto può avere un indice SPI soddisfacente e presentare comunque un ritardo su attività che governano il completamento finale.
Primavera e Microsoft Project
Entrambi gli applicativi supportano analisi Earned Value.
È necessario tuttavia configurare correttamente:
- baseline;
- budget;
- avanzamenti;
- criteri di misurazione del valore maturato;
- costi effettivi.
In Primavera P6 è possibile impostare specifiche tecniche di misurazione Earned Value.
In Microsoft Project si può utilizzare, quando appropriato, la percentuale di completamento fisico come criterio per il calcolo del BCWP.
La disponibilità del campo fisico, da sola, non garantisce che il sistema Earned Value sia configurato correttamente.
11. Le attività di riepilogo e la percentuale aggregata
Nei programmi infrastrutturali è frequente avere una WBS articolata su numerosi livelli.
Una questione importante riguarda l’avanzamento delle attività di riepilogo.
Supponiamo di avere tre attività:
| Attività | Importo | Avanzamento fisico |
|---|---|---|
| A | 100.000 € | 100% |
| B | 300.000 € | 50% |
| C | 600.000 € | 10% |
La media aritmetica delle percentuali è:
[
\frac{100+50+10}{3}=53,33%
]
Ma questo valore potrebbe non rappresentare correttamente l’avanzamento economico complessivo.
Utilizzando una media ponderata sugli importi:
[
\frac{
100.000\times1+
300.000\times0,5+
600.000\times0,1
}{
1.000.000
}\times100
=31%
]
Otteniamo un avanzamento complessivo del 31%.
La differenza è notevole.
Qual è la percentuale corretta?
Dipende da ciò che vogliamo misurare.
La media aritmetica rappresenta il valore medio delle percentuali delle attività, attribuendo a ciascuna lo stesso peso.
La media ponderata per importo rappresenta invece il valore maturato in rapporto al budget complessivo.
Una percentuale aggregata basata sulle quantità fisiche richiede unità omogenee oppure un sistema di pesi appropriato.
Non esiste quindi un unico metodo valido per ogni finalità.
La scelta deve essere definita nel sistema di project control prima di produrre gli indicatori.
12. Quale software preferire per il controllo delle grandi opere?
Il confronto fra Primavera P6 e Microsoft Project non dovrebbe essere ridotto alla domanda su quale dei due sia migliore in assoluto.
Entrambi permettono di costruire programmi lavori articolati, gestire relazioni, avanzamenti e risorse.
Presentano però caratteristiche differenti.
| Aspetto | Primavera P6 | Microsoft Project |
|---|---|---|
| Gestione grandi reticoli | Particolarmente orientata a programmi complessi | Possibile, con attenzione a struttura e prestazioni |
| Data di aggiornamento | Data Date integrata nel calcolo | Status Date con impostazioni e comandi dedicati |
| Avanzamento fisico | Tipo di completamento selezionabile | Campo separato dalla % completamento standard |
| Durata residua | Campo centrale nell’aggiornamento | Gestibile attraverso i campi di tracking |
| Percorso critico | Total Float, Longest Path e percorsi multipli | Slack e impostazioni di criticità |
| Gestione multiprogetto | Funzioni EPS e database centralizzato | Dipende dall’architettura adottata |
| Costi e risorse | Modello integrato | Modello integrato |
| Integrazione con Excel | Disponibile con procedure di import/export | Particolarmente pratica in molti workflow |
Personalmente considero Primavera P6 particolarmente adatto quando il controllo del reticolo, la gestione delle durate residue e l’analisi dei percorsi critici rappresentano gli elementi centrali dell’attività.
Microsoft Project offre invece un ambiente molto flessibile, soprattutto per chi lavora con strumenti Microsoft e necessita di personalizzazioni, importazioni e reportistica.
L’affidabilità dei risultati, in ogni caso, dipende molto più dal metodo di programmazione che dal nome del software.
13. Il mio metodo per aggiornare un programma lavori
Indipendentemente dall’applicativo utilizzato, seguo una logica di aggiornamento basata su alcuni passaggi fondamentali.
Definire la data di stato
La prima operazione consiste nello stabilire una data di riferimento univoca.
Tutte le informazioni devono riferirsi allo stesso momento temporale.
Aggiornare le informazioni effettive
Registro:
- date di inizio effettivo;
- date di completamento effettivo;
- quantità realizzate;
- avanzamenti fisici;
- eventuali cambiamenti di produttività.
Rivalutare le durate residue
Non considero la durata residua una semplice conseguenza matematica dell’avanzamento percentuale.
La stimo in funzione delle quantità rimanenti, delle produttività previste, delle risorse disponibili e delle condizioni operative.
Ricalcolare il reticolo
Eseguo la schedulazione verificando che le attività residue siano collocate correttamente rispetto alla data di stato.
Controllo anche l’eventuale presenza di attività avanzate fuori sequenza.
Analizzare il percorso critico
Individuo le attività che governano il completamento del progetto e verifico se il percorso critico sia cambiato rispetto all’aggiornamento precedente.
Confrontare con la baseline
Infine confronto il programma aggiornato con quello contrattuale o di riferimento.
Questa analisi permette di distinguere gli scostamenti già maturati da quelli attesi in futuro.
14. Un principio fondamentale: l’avanzamento non è la previsione
La principale considerazione che emerge dal confronto fra Primavera P6 e Microsoft Project è che l’avanzamento fisico rappresenta ciò che è stato realizzato, mentre la durata residua rappresenta ciò che prevediamo debba ancora accadere.
Sono due informazioni strettamente correlate, ma non equivalenti.
Un’attività può essere avanzata fisicamente all’80% e richiedere ancora molto tempo per essere completata, a causa di interferenze, difficoltà tecniche o riduzione della produttività.
Viceversa, un’attività con avanzamento fisico limitato può recuperare rapidamente grazie all’incremento delle risorse o al miglioramento delle condizioni operative.
Un buon programma lavori deve rappresentare entrambi gli aspetti.
È proprio questa distinzione che permette di trasformare un Gantt da semplice rappresentazione grafica delle attività in uno strumento affidabile di previsione e controllo.
Conclusioni
Primavera P6 Professional e Microsoft Project condividono i principi fondamentali della pianificazione reticolare, ma adottano logiche applicative differenti per la gestione dell’avanzamento.
In Primavera P6 la distinzione fra avanzamento fisico, durata residua e criteri di completamento è particolarmente esplicita.
In Microsoft Project esistono strumenti equivalenti per molte esigenze, ma occorre conoscere attentamente il comportamento dei campi % completamento, % lavoro completato e % completamento fisico.
Il rischio maggiore consiste nel confondere una misura della produzione con una misura temporale, ottenendo programmi apparentemente aggiornati ma incapaci di rappresentare realisticamente le date future.
Per chi opera nel project control delle grandi infrastrutture, ritengo fondamentali tre principi:
Misurare l’avanzamento sulla base di dati fisici verificabili.
Stimare autonomamente e realisticamente le durate residue.
Utilizzare la schedulazione reticolare per prevedere gli effetti dei ritardi sul completamento dell’opera.
Sono principi validi indipendentemente dall’applicativo utilizzato.
La qualità del project planning non dipende soltanto dalla capacità di utilizzare Primavera P6 o Microsoft Project, ma soprattutto dalla corretta interpretazione dei dati di cantiere e dalla capacità di trasformarli in previsioni attendibili.
Articolo tecnico dedicato all’utilizzo di Oracle Primavera P6 Professional e Microsoft Project nelle attività di project planning e project control. Gli esempi sono semplificati a scopo illustrativo e devono essere adattati ai criteri contrattuali di avanzamento e alle configurazioni dei singoli progetti.
